Zarządzanie projektami

Kategoria: Zarządzanie projektami AUTOR: Monika

Po co zarządzać projektami?

Każdy z nas pewnie zna z autopsji sytuację, w której przedsięwziął zrobienie czegoś co wydawało się proste, natomiast podczas realizacji okazało się, ze wcale takie proste nie jest.

My spotykamy się z tym na codzień. Większość projektów, która przychodzi do działu realizacji, na pierwszy rzut oka wydaje się prosta, oczywista i przyjemna. I każdy, absolutnie każdy, niedoświadczony Project Manager wpada w tę pułapkę.

Aby zapobiec sytuacjom, że zupełnie niechcący lekceważymy stopień skomplikowania podejmowanych projektów, wprowadziliśmy metodykę zarządzania projektami według której staramy się pracować.

Pozwala nam to po pierwsze precyzyjnie określić zakres projektu, a co za tym idzie ograniczyć występowanie niemiłych niespodzianek w trakcie realizacji, po drugie zaplanować szczegółowo prace, oraz ograniczyć przekraczanie terminów realizacji, po trzecie zarządzać zmianami, które podczas projektu występują zawsze. Jak powiedział Heraklit z Efezu „Jedyną rzeczą stałą jest prawo ciągłej zmiany”

Dziś o ulubionej figurze geometrycznej każdego PM-a, czyli o trójkącie ograniczeń.

Trójkąt ograniczeń, zwany inaczej złotym trójkątem ma kilka wersji. W naszej firmie wygląda tak:

Za jego pomocą określone są trzy zmienne w projekcie: budżet, zakres i czas. Utrzymanie tych elementów w równowadze jest głównym zadaniem Project Managera i wyznacznikiem sukcesu projektu. Często też wpływa na jakość produktu końcowego.

Zmiana każdego z tych elementów z dużym prawdopodobieństwem może wpływać także na pozostałe.

Przykładowo, jeśli zwiększymy zakres projektu, powinniśmy zwiększyć również budżet. Jeśli tego nie zrobimy, istnieje ryzyko, że spadnie nam jakość dostarczonego produktu lub też wydłuży się czas realizacji, ponieważ projekt może utracić wtedy swój wysoki priorytet, będąc postrzegany jako nierentowny i swego rodzaju „zło konieczne”.

Jeśli skrócimy czas realizacji, trudno będzie zdążyć w terminie z realizacją prac, jeśli nie zmienimy jednocześnie zakresu projektu. Chyba, że zwiększymy budżet, co pozwoli przypisać do realizacji zadań dodatkowe zasoby, zrównoleglić pewne prace i, być może, zrealizować projekt w terminie, nie tracąc na jakości produktu końcowego.

Z naszej praktyki wynika, że najczęściej spotykaliśmy przykłady tej pierwszej opisanej sytuacji: w trakcie realizacji projektu zakres okazuje się coraz większy i coraz mniejsze jest prawdopodobieństwo że zmieścimy się w budżecie, ponieważ często Klienci za dodatkowe rzeczy płacić nie chcą. Rośnie frustracja zespołu, który przestaje widzieć perspektywę ukończenia prac oraz otrzymania premii za rentowne ich wykonanie. Rośnie frustracja Klienta, bo często w takiej sytuacji jakość pracy zespołu spada. Rośnie też frustracja PM-a, który jest odpowiedzialny za rozliczenie projektu po określonych stawkach i przyznanie zespołowi premii. Często w takiej sytuacji występuje też problem z zasobami: w dużym natłoku pracy projekty, które przestają być rentowne siłą rzeczy tracą wysoki priorytet. Następuje „podkradanie” najcenniejszych ludzi do innych projektów: to na 1 dzień, to na 2, w efekcie prace zajmują więcej czasu, ponieważ dochodzi czas niepotrzebnego przełączania się między zadaniami.

Na szczęście dzięki precyzyjnemu określaniu zakresu prac na początku projektu oraz doświadczonemu zespołowi PM-ów takie sytuacje mają miejsce coraz rzadziej.

Natomiast nadal często mamy do czynienia z sytuacją, że czas realizacji projektu jest narzucony odgórnie.

Przykład? Wszelkie realizacje okolicznościowe (jak np. różnego typu konkursy i promocje przed Świętami Bożego Narodzenia). Bo tak: większość Klientów coś wtedy zleca, natomiast decyduje się na realizację naprawdę późno, a niewątpliwie opublikowanie takiego konkursu po terminie… traci sens.

I jeśli okazuje się, że prac do wykonania jest zbyt dużo w zaplanowanym czasie jedynym wyjściem jest zaangażować do realizacji projektu większy zespół. Większy zespół jednak oznacza większy koszt, którego Klient często ponosić nie chce. W efekcie zespół pracuje jak najszybciej, bo priorytetem jest aby zdążyć na czas, natomiast jakość spada na dalszy plan. Publikuje się coś, co wymaga dalszych poprawek i wszyscy są niezadowoleni: Klient, bo są błędy, zespół: bo atmosfera jest nerwowa a ludzie czują, ze przecież zrobili tyle ile dali radę.

Jeśli kogoś interesuje szerzej temat trójkąta ograniczeń, polecam ten artykuł.

Na naszym blogu będę się starała sukcesywnie pokazywać jaki wpływ mogą mieć sytuacje realnie występujące podczas naszej pracy z Klientami na sposób zarządzania przedsięwzięciami i dlaczego np. spóźnienie się z terminem o 1 dzień nie oznacza wcale przesunięcia harmonogramu jedynie o 1 dzień.